在招标代理业务开展的过程中，标书费用〔指《中华人民共和国招标投标法实施条例》（以下简称《招标投标法实施条例》）第十六条第二款规定的招标人发售资格预审文件、招标文件收取的费用〕退还争议逐渐成为行业关注热点。尤其是在国有企业中，原本已经完成的招标项目，在接受巡视或审计后，为了“合规”，要求之前承担该项目的代理机构退还已收取的标书费用。这一争议不仅关乎投标人的切身利益，更对招标代理机构的公信力产生影响。随着招投标市场持续发展完善，规范招标代理行为，确保招投标活动的公平、公正、公开，已成为行业发展的关键。笔者深入剖析标书费用退还争议的现状、背后成因及影响，并结合相关法律法规与实际案例，探讨国企招标代理合规发展的对策。

标书费用退还争议现状

常规争议情况

在实际招投标过程中，因标书费用退还引发的争议时有发生。最常见的是招标项目出现流标、项目终止或法律法规规定的其他情形，招标人与投标人对标书费用是否退还以及如何退还，常常存在不同理解与诉求。部分投标人认为，若项目未能正常推进，致使其投标目的无法达成，招标人应退还已收取的标书费用。而招标代理机构可能依据招标文件规定，或考虑自身在招标过程中产生的成本，拒绝退还，从而引发双方争议。例如，在某国企的工程招标项目中，由于招标人对项目需求进行重大调整，导致项目终止。众多投标人要求招标代理机构退还标书费用，但招标代理机构以“招标文件未明确规定此种情况下需退还”为由拒绝，双方由此产生激烈争议，甚至部分投标人考虑通过法律途径解决。

新的争议情形

近期，在一些国有企业中，出现了一种新的争议情形。在接受巡视或审计后，国有企业为了“合规”，要求之前承担该项目的代理机构退还已经完成的招标项目的标书费用。在通常情况下，招标项目完成后，各方都认为整个流程已结束，费用结算及账务处理都已完成。但这种事后要求退还标书费用的情况，涉及招标采购流程中费用管理的关键环节，使得招标代理机构陷入两难境地。一方面，要面对委托方提出的要求；另一方面，自身已按当时的流程和规定完成了招标工作，产生了一定的成本，收取费用也有相应依据。

标书费用退还争议产生的原因

招标文件规定模糊

许多招标文件在标书费用退还方面的规定过于模糊或简略，未能清晰界定在各种不同情况下标书费用的退还条件和方式。这使得在出现项目流标、终止等情况时，招标代理机构和投标人对于标书费用是否应退还缺乏明确的依据，容易产生理解上的分歧和争议。而对于新出现的已完成项目事后要求退还标书费用的情况，更是缺乏相应的文件条款来规范。例如，一些招标文件仅简单提及“按相关规定处理”，但未明确具体是哪些规定，实际应如何操作。

法律法规存在不完善

虽然我国在招投标领域已出台一系列法律法规，如《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例等，规定招标人终止招标的，应当及时退还所收取的资格预审文件、招标文件的费用，但在标书费用退还的具体问题上，仍存在空白或不够细化之处。在处理标书费用退还争议时，缺乏足够明确和详细的法律依据，给争议解决带来困难。不同地区对于标书费用退还的规定和执行标准也存在差异，这进一步加剧了争议的复杂性。对于已完成项目因巡视、审计要求退还标书费用这种新情况，现有法律法规也没有清晰的条文可以直接适用。

利益驱动与诚信缺失

部分招标人为追求自身利益最大化，可能在标书费用退还问题上采取不合理态度，即使符合退还条件，也试图拖延或拒绝退还。一些招标人认为，收取的标书费用可弥补招标过程中的部分成本，甚至将其视为额外的收入来源。部分投标人可能存在不诚信行为，导致项目流标后故意在投标过程中制造纠纷，无理要求退还标书费用，给招标人带来困扰。在新出现的争议中，也不排除个别企业为了应对巡视、审计的整改压力，不顾原有合同约定和招标流程，简单粗暴地要求退还标书费用，缺乏对整个招标活动严肃性和诚信原则的尊重。

巡视审计标准不统一

对于已完成项目事后要求退还标书费用的情况，巡视和审计部门在执行过程中，可能存在标准不统一的问题。不同的巡视、审计团队对于“合规”的理解和判断标准存在差异，导致对同一招标项目费用的处理意见不同。一些团队可能过度解读相关规定，忽视了开展招标活动时的实际情况和行业惯例。而招标代理机构和企业对于巡视、审计标准的理解也可能存在偏差，导致双方在是否退还标书费用问题上难以达成共识。

标书费用退还争议的影响

损害投标人的利益

对于投标人来说，标书费用尽管在单个项目中或许金额不算大，但积少成多，也是一笔不可忽视的成本支出。当项目出现问题导致标书费用无法退还时，投标人的经济利益将直接受到损害，这无疑增加了其参与招投标活动的成本和风险。长此以往，极有可能打击投标人的积极性，使其对参与国企招标项目心存顾虑，甚至可能导致一些中小企业因难以承受成本重压而退出市场，这显然不利于营造公平竞争的市场环境，也阻碍了市场的健康发展。

影响国企招标代理机构的公信力

频繁出现的标书费用退还争议，极易使投标人对国企招标代理机构的公正性和诚信度产生质疑，严重损害国企招标代理的公信力和形象。新出现的已完成项目退还标书费用争议，会让招标代理机构和企业在行业内声誉受损，破坏长期建立起来的合作信任关系。如果招标人不能妥善处理标书费用退还问题，让投标人觉得受到不公正对待，将导致投标人对国企招标代理机构失去信任，进而影响到整个国企招标市场的声誉。这不仅会对后续招标项目的参与度产生负面影响，还可能引发社会舆论的关注，给国企招标代理带来不良的社会影响。

阻碍招投标市场的健康发展

标书费用退还争议的存在，破坏了招投标市场的正常秩序，增加了市场交易成本和不确定性。为了解决此类争议，双方往往需要投入大量时间和精力进行沟通、协商，甚至可能诉诸法律进行诉讼。这不仅造成社会资源的浪费，也阻碍了招投标活动的顺利进行，影响了市场资源的有效配置。长期来看，这不利于招投标市场的规范化、法治化和健康发展。新争议的出现，使得招标代理机构在业务开展中更加谨慎，甚至可能对一些项目产生畏难情绪，进而降低整个招标采购行业的效率。

国企招标代理合规发展的对策

完善招标文件编制

1.明确标书费用退还条款

招标文件是招标代理服务的纲领性文件，在招标投标活动中起着至关重要的作用。国企招标代理机构在编制招标文件时，应详细、明确地规定标书费用退还的各种情形、条件和时间节点。招标文件不仅要涵盖项目流标、重大变动导致采购项目终止等常规情况，还要具备前瞻性思维，充分考量可能出现的特殊情况，如项目完成后的审计、巡视等情况对标书费用的影响。同时，需要明确规定在不同情形下，招标人应在多长时间内以何种方式退还标书费用。此外，针对因投标人自身原因导致投标无效或放弃投标的情况，应明确规定标书费用不予退还。通过清晰的条款设置，减少双方在标书费用退还问题上的争议空间。

2.细化费用使用说明

在招标文件中，应向投标人详细说明标书费用的构成，如标书制作成本需要专业人力、物力和时间资源。根据《招标投标法实施条例》，标书费用应当合理且不以营利为目的。通过细化说明，有助于维护招投标的公平性和透明度，防止因费用过高而导致的竞争不公平现象，促使投标人更加谨慎地考虑是否参与投标。

加强法律法规建设与执行

1.完善相关法律法规

国家和地方应进一步完善招投标领域的法律法规，针对标书费用退还等具体问题制定更加明确、细致的规定，填补现存的法律空白，统一各地的执行标准。不仅要明确常规情况下标书费用的性质、收取标准、退还条件和法律责任等，还要针对已完成项目因巡视、审计等特殊情况要求退还标书费用的情况，拟定专门条款。明确在何种情况下可以要求退还、退还的流程和责任主体等，从而为解决标书费用退还争议提供有力的法律依据。

2.严格执法监督

相关监管部门要加强对国企招标代理活动的执法监督力度，定期对标书费用的收取和退还情况进行检查。对于违反法律法规和招标文件规定，不合理收取或拒绝退还标书费用的行为，要依法予以严肃处理，责令限期整改，并给予相应的行政处罚。对于已完成项目事后要求退还标书费用的情况，监管部门要明确处理原则和流程，确保各方依法依规处理，杜绝随意性和不公平现象。通过严格的执法监督，推动国企招标代理机构规范自身行为，遵守法律法规。

强化诚信体系建设

1.建立诚信评价机制

建立健全国企招标代理机构和投标人的诚信评价体系，将标书费用退还等诚信行为纳入评价指标。对于在招投标活动中遵守诚信原则、妥善处理标书费用退还问题的投标人，给予诚信加分；对于存在不诚信行为的，给予诚信扣分和相应的惩戒，如在一定期限内限制其参与招投标活动等。对于已完成项目后，招标人和代理机构在处理标书费用退还争议时的诚信表现，同样纳入评价体系，严格考核代理机构的诚信情况，预防代理服务过程社会舆情的产生，引导各方以诚信的态度处理问题。

2.加强诚信教育宣传

通过开展培训、讲座、宣传活动等方式，加强对国企招标代理机构工作人员、投标人以及巡视、审计人员的诚信教育，提高其诚信意识和法律意识。让各方认识到诚信在招投标活动以及后续监督检查中的重要性，自觉遵守法律法规和市场规则，减少因利益驱动和诚信意识缺失导致的标书费用退还争议。

提升招标代理服务质量

1.加强人员培训

国企招标代理机构应加强对工作人员的业务培训，使其具备卓越的服务能力，在提供服务过程中展现公司人员综合素质，提高其专业素养和服务意识。培训内容不仅涵盖招投标法律法规和业务知识，还应包括沟通技巧、问题解决能力等关键内容。为业务人员提供项目招标过程中的明确标准和操作指南，使其工作有章可循，助力他们提升专业化服务质量和能力，严格按照标准规范高质量完成项目操作。同时，着重培训工作人员应对项目完成后特殊情况的能力，如巡视、审计中关于标书费用的质疑和要求。

2.优化服务流程

进一步优化招标代理服务流程，深入分析流程目标、流程路径及参与主体设置的合理性，精准确定流程优化内容，并编写成业务交流手册，作为项目经理重要参考资料。此举既能避免日后再次出现同样的失误，也方便项目经理根据自己业务的薄弱环节查缺补漏，及时加强专业学习。在标书费用收取和退还环节，简化手续，缩短办理时间，充分发挥电子招投标与业财一体化管理平台功能，确保投标人能够及时了解相关信息和办理进度。同时，建立健全投诉处理机制，对于投标人提出的关于标书费用退还的疑问和投诉，要及时、认真地进行处理和反馈，积极化解双方的争议。对于已完成项目出现的标书费用退还争议，要建立专门的处理流程和反馈机制，确保问题得到妥善解决。

3.完善电子招投标系统功能

目前，很多招投标项目已经实现全流程电子化。自2024年12月1日起，在全国正式推广应用“数电发票”，这能够让业务、财务、税务、银行等数据实现交互，为招标业务智慧化转型升级打好基础。因此，需完善电子招投标系统标书费用收取和退还功能，在收取标书费用时调取投标人信息，对符合退款条件的项目，工作人员一键提交，流程审批通过后，后台自动获取投标人订单信息，税务系统自动开具红字发票，银行随即执行退款指令。

统一巡视审计标准与加强沟通

1.制定统一标准

相关部门应针对巡视、审计中涉及标书费用的问题，制定统一的标准和指南。明确在何种情况下可以要求退还标书费用，以及退还的计算方式和程序等。避免因标准不统一导致的随意要求退还或不合理拒绝退还的情况，确保对所有企业和招标代理机构一视同仁，维护公平公正的市场环境。

2.加强沟通协调

在巡视、审计过程中，巡视、审计团队与招标代理机构、企业之间应加强沟通协调。应当在制度中写入需求沟通操作规范，以及标准的客户沟通方式、信息收集内容等工作方式。巡视、审计团队在提出退还标书费用要求前，应充分了解招标项目的实际情况和当时的操作流程，与相关方进行充分沟通，听取意见。招标代理机构和企业应积极配合巡视、审计工作，提供准确的资料和解释说明，共同解决可能出现的问题，避免因沟通不畅导致的争议升级。

案例分析

案例一：某大型国有企业的一项物资采购招标项目，在招标过程中由于对技术规格要求的调整，导致项目流标。在流标后，招标人依据招标文件中关于标书费用退还的明确规定，借助电子招投标与业财一体化管理平台的标书费用退还功能，实现了当天提交审批、当天标书费用全额退还所有投标人，为招标人和投标人节省了宝贵时间。同时，代理机构积极与投标人进行沟通，解释项目流标的原因和后续安排，得到了投标人的理解和认可。在后续重新组织的招标项目中，这些投标人依然积极参与，保证了招标活动的顺利进行。

案例二：某国企在项目完成一年后接受巡视，巡视组认为招标代理机构收取的标书费用过高且使用不透明，要求退还部分费用。招标代理机构展示了当时的招标文件和费用明细，证明收费符合规定且用途清晰。经过双方多次沟通，并邀请相关专家和监管部门进行评估，最终认定招标代理机构收费合规，无须退还。这一案例说明，完善的文件规定、清晰的费用明细以及良好的沟通协调，对于解决标书费用退还争议至关重要。

结语

标书费用退还争议是招标代理活动中亟待解决的重要问题，其背后涉及多方面的复杂因素。为实现国企招标代理的合规发展，需从完善招标文件编制、加强法律法规建设与执行、强化诚信体系建设、提升招标代理服务质量以及统一巡视审计标准与加强沟通等多个角度入手，采取切实有效的措施加以解决。在未来发展中，随着招投标市场的不断成熟和完善，相信标书费用退还争议等问题将得到有效解决，国企招标代理活动将更加规范、有序。