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浅谈采购需求的编制方法及要点

本文通过分析工程、货物、服务三大类项目采购需求的内容、表述方法及编制要点,探讨招标代理机构如何以服务采购人为中心做好采购需求编制工作,创新服务方法,拓展服务边界。



采购需求是招标人为实现采购目标编制的一份包含采购标的、商务、技术要求的重要文件,也是编制招标文件、确定投标人资格以及合同条款的重要依据。招标代理机构应尝试参与采购需求的编制中,通过对采购需求内容的精准把握高效地开展招标投标工作。

《政府采购需求管理办法》(财库〔2021〕22号)明确了采购需求的定义、采购需求的确定方法、采购实施计划以及采购需求的风险控制。站在招标代理机构角度,应主要考虑怎样协助招标人补充、完善采购需求以及怎样利用采购需求编制招标文件。

工程、货物、服务三类项目,因为标的物的区别较大,采购需求的内容也不尽相同。下面分别阐述这三大类项目采购需求的特点、表述方法及编制要点。


工程类项目的采购需求



工程类项目的采购需求具有较强的通用性,相对比较简单,内容描述一般引用国家标准技术规范、安全规范、验收规范等。在市政、道路、桥梁、地铁、水利等一些大型项目中,除了标准技术规范以外还会因项目的不同有一些特殊要求,如地形地貌、周边人居环境、交通环境等,也有一些绿化项目招标人会给出具体的植物种类、规格、养护方法、成活率等。工程类项目有标准施工招标文件,评标办法相对固定,因此采购需求编制是否合理主要来自招标人的技术判断,对代理人员的专业性要求相对较低。


货物类项目的采购需求



货物类项目的采购需求会明显表现出采购个性,如空调、电梯、机械生产设备、智能化设备、计算机、医疗设备、办公用品、各类物资、建筑材料、生产材料等,这些货物类项目之间没有任何关联性,即便都是中央空调的采购,不同的招标人侧重点不同,编制出的采购需求也不尽相同,采购需求没有模板文件,而且很多项目都有明显的行业性、区域性、系统性。如何协助招标人制订采购需求或者说如何读懂招标人给出的采购需求,通常有两种处理方法可以借鉴。

第一种方法,当遇到专业性的设备采购,例如空调、电梯,首先要保证招标代理人员具有一定的文字功底,将采购需求的内容至少阅读三遍以上,遇到不理解的符号或指标可以上网搜索了解更多有关项目的专业知识,在这个过程中要注意发现三方面的问题:一是采购需求是否有倾向性、排他性,是否引用了某一特定产品的指标,是否符合目前设备市场的现状,是否存在过时的规格、型号、指标等;二是招标人在采购需求的某个部分内容描述较多,说明该部分内容是招标人关注的重点,代理人员就要将该部分内容转换成招标的术语在资格条件、评标办法、合同条款中得以体现;三是是否存在前后内容表述不一致的地方,内容前后不一致可能会导致投标人无法正确报价,或者中标人就不一致的内容与招标人进行合同谈判,这些情况会影响招标进度,也会导致合同价格变更或采购标准变更等,对招标人不利。如果采购金额较大或无法通过以上办法确定采购需求是否合理,代理人员还可以通过专家评审、公示技术参数等方式来完善采购需求。切记不可不懂装懂,以免给后续工作带来难以解决的困难。

第二种方法,招标代理机构常会遇到一些普通物品采购,如办公用品、日用品、食品、药品等。这类物品距离日常生活很近,当招标代理机构拿到招标人的采购清单时,可以做一个简单的市场调研,如发现清单上的有些产品或规格市场上没有或者招标人指定了品牌而其他品牌的产品也可以满足采购需求时,代理人员就要根据自己的调查结果建议招标人修改采购清单以规避采购风险。

这两种方法具有一定的普遍适用性,也是常规理解采购需求的思路,但具体项目还要具体分析。


服务类项目的采购需求



服务类项目名目繁杂、包罗万象,包括勘察、设计、监理、招标代理、工程造价、工程审计、税务代理、会计代理、安保、劳务、运输、物业等。招标代理机构不是万能的,不可能什么项目都做过,但是代理人员要具备很强的总结性,善于发现项目中存在的共性和个性特征,以共性思维作基础,完善个性化的部分。当招标人咨询代理机构是否做过类似项目的时候,可以先倾听招标人的需求,快速从需求当中提取出重点,如果能做到这一步,评标办法的框架就可以基本确定,自然就可以驾驭任何项目。如勘察、设计、监理偏工程,侧重点在技术方案、设计理念、工程质量、安全等;招标代理、工程造价、工程审计偏管理,侧重点在拟派人员的资格、经验、业绩、风控能力、协调等;安保、劳务、运输偏资质,侧重点在企业的资质、用工的合法性、工人本身的健康状况、工作经验、人品等;物业偏服务,侧重点在对业主问题的处理能力、收费的合理性、服务的及时性等。


案例分析



下面以一个货物项目采购案例进行说明。

一家国有企业需要在一个已使用的车间中增加中央空调,招标人留出的采购时间少且没有详细的施工图,只提供了采购设备的清单和车间布置图。

在本案例中,招标人的采购需求只有一份采购设备清单,招标人的困惑是短时间内拿不出施工工程量清单,无法作出招标控制价从而开展施工招标,影响招标进度。代理机构的项目负责人根据已知信息,快速作出判断并和招标人进行了有效沟通。解决方案是:招标人有详细的设备采购清单,有简单的布置图,可以按照设备购置及安装的思路把这个项目改成货物标。这样做有以下四个方面考量:一是节约了采购时间,使项目的进度由不可控变为可控;二是设备供应商相较于工程施工单位具有更高的专业性,更有利于项目的开展以及设备质量的把控;三是招标文件中将标前踏勘作为必选项,让招标人在招标前期就对投标供应商有了更多的了解,对施工现场有了更细的规划;四是评标办法中给优化设计方案安排了一定的分值,让设备供应商在投标过程中将现场踏勘的想法变成实实在在的方案,方便后期项目的实施。经过这样调整后的招标方案,不仅得到了招标人的高度认可,而且中标结果也让招标人非常满意。


总结与建议



编写一份内容详实、操作性强的采购需求并不是工作的全部,以上的探讨只是冰山一角,招标代理机构应不断尝试更多类型的项目以丰富自己的经验。从这个角度来讲,那些只作单一门类的招标代理人员在业务能力上的提升上不会有较大进步,反而是那些各行各业都能涉及一些的代理人员综合业务能力的提升会更快一些。

招标代理机构在代理项目的过程中站位一定要高,无论什么行业、项目,只要抓住特点和本质并与招标人作高效的沟通,相信所有的项目都可以找到一个适合的采购路径。对于未接触过的项目缩手缩脚、犹豫不前或是缺乏思考、大胆冒进,只会让代理机构处于被动的地位。招标人要的是代理机构解决问题的能力,没有做过并不代表没有能力,只要肯下功夫,根据以往的经验和已知信息快速的整理、提炼,一定能找到解决问题的方法。

招标代理工作并不是机械的、简单的重复,每一个项目都有自己的特点、难点,正所谓大标小标,标标不同。招标代理机构要强化专业意识、提升职业价值,切不可只停留在走流程等机械性、重复性的工作上,要在重复工作中提炼、总结出属于自己的隐性知识,提高行业竞争力。

招标代理机构资质的取消,让行业的竞争更趋白热化,在目前市场同质化竞争日趋激烈的前提下,仅会走流程的招标代理机构是没有任何竞争优势的。抓住招标程序中的关键节点并向招标代理流程的前期延伸,如参与项目概算编制、可行性研究报告编制、采购需求的编制;向后期延伸比如招标控制价的编制、项目合同的起草、合同执行过程中的节点结算、质量风险控制、法律风险控制等都是招标代理机构可以介入的工作内容,这些增值服务内容有助于招标代理机构人员业务专业性和综合协调能力的提升,同时能够增强同行业竞争实力,使企业价值和个人价值得到充分体现。



作者:史艳红    边瑞明    蔡爱锦

作者单位:北京中兴恒工程咨询有限公司


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