评审专家在评标阶段发现招标文件错误影响公正时，进行书面沟通的核心要求是主体合规、内容详实、形式规范、留痕可溯，需以评标委员会集体名义向采购人、采购代理机构出具书面沟通文件，而非专家个人行为，同时明确沟通的触发条件、文件要素、送达流程及后续衔接，确保既履行专家履职义务，又符合政府采购法定程序。以下是具体的书面沟通操作规范，含核心要素、模板范式、实操要点：

一、书面沟通的前提与主体要求

触发前提：招标文件存在歧义、重大缺陷导致评标无法进行/违反国家强制性规定/明显影响投标公平竞争，经评标委员会全体成员集体讨论、一致确认后，方可启动书面沟通，单一专家无权单独发起。

沟通主体：必须以XX 项目评标委员会为唯一主体，落款由全体评审专家签字确认，体现评标委员会的集体决策，避免个人责任争议。

接收主体：同步送达采购人和采购代理机构，二者作为招标文件编制、组织采购的责任主体，需共同签收确认。

二、书面沟通文件的核心要素（缺一不可）

书面沟通文件为法定留痕材料，需清晰、严谨、无歧义，核心包含标题、致送对象、项目基本信息、问题描述、法律依据、履职动作、处理建议、落款签章8 大要素，具体要求：

标题：明确项目与事由，如《XX 项目（项目编号：XXX）评标委员会关于招标文件存在问题影响评审公正性的书面沟通函》；

致送对象：写明采购人全称、采购代理机构全称，如 “XX 单位（采购人）、XX 代理公司（采购代理机构）”；

项目基本信息：列明项目名称、项目编号、开标时间、评标启动时间、参与评审专家名单，确保指向唯一项目；

问题具体描述：精准、客观说明招标文件存在的错误，避免主观表述，需写明错误对应的文件条款 / 页码、具体内容，及该错误对评审公正、公平竞争的实际影响，如 “招标文件第 X 页第 X 条关于 XX 资质要求的表述违反《政府采购法实施条例》第 X 条规定，导致潜在投标人竞争起点不公，无法开展合规评审”；

法律依据：引用直接对应的政府采购法规条款，如《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第 87 号）第六十五条、《政府采购评审专家管理办法》第十八条等，作为停止评审、提出沟通的法定依据；

评标委员会履职动作：明确告知已采取的法定动作，即 “本评标委员会经集体讨论，已自 XXXX 年 XX 月 XX 日 XX 时起暂停本项目评标工作”；

处理建议：基于法规提出明确、合规的处理建议，唯一合法建议为 “请贵单位对招标文件上述问题予以核查确认后，依法修改招标文件并重新组织本项目采购活动”，不得提出 “现场澄清修改”“调整评审标准” 等违规建议；

落款与签章：落款为 “XX 项目评标委员会（全体成员签字）”，标注出具日期（精确到时分），附评审专家签字页（列明专家姓名、身份证号后 6 位、签字栏），全体专家逐一签字确认，无代签、漏签。

三、标准书面沟通函模板（可直接套用）

XX 项目评标委员会书面沟通函

致：XX（采购人全称）、XX（采购代理机构全称）

本评标委员会于 XXXX 年 XX 月 XX 日 XX 时起，依法开展XX 项目（项目编号：XXX） 评标工作，评审过程中发现本项目招标文件存在影响评审公正性的问题，经评标委员会全体成员集体讨论、一致确认，现依据政府采购相关法律法规向贵单位进行书面沟通，具体事宜如下：

一、项目基本信息

项目名称：XX 项目

项目编号：XXX

开标时间：XXXX 年 XX 月 XX 日 XX 时

评标启动时间：XXXX 年 XX 月 XX 日 XX 时

参与评审专家名单：XXX（姓名）、XXX（姓名）、XXX（姓名）等共 X 人

二、招标文件存在的具体问题及影响

经核查，本项目招标文件第 X 页第 X 条关于【XX 条款内容，精准摘抄原文】的约定，存在【□违反国家强制性规定 /□重大歧义 /□重大缺陷】问题，具体违反《XX 法规》第 X 条规定（或：该表述导致评标标准不明确 / 潜在投标人公平竞争权受损），直接造成【□评标工作无法继续开展 /□评审公正性无法保障 /□投标竞争失去公平基础】，已不符合政府采购公平、公正、公开的基本原则。

三、法律依据

本评标委员会依据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第 87 号）第六十五条 “评标委员会发现招标文件存在歧义、重大缺陷导致评标无法进行，或者招标文件内容违反国家强制性规定的，应当停止评标工作，与采购人或者采购代理机构沟通并作书面记录”，及《政府采购评审专家管理办法》第十八条相关规定，履行本次书面沟通义务。

四、本评标委员会履职动作

基于上述问题，本评标委员会经集体决策，自 XXXX 年 XX 月 XX 日 XX 时起，正式暂停本项目的一切评标工作，直至贵单位完成合规处置。

五、处理建议

为保障政府采购活动的合法性、公正性，维护各市场主体的合法权益，本评标委员会特向贵单位提出以下处理建议：

请贵单位在收到本沟通函后，对招标文件上述问题及时予以核查确认，并严格按照政府采购相关法律法规规定，修改招标文件并重新组织本项目的采购活动，不得在本次评标现场对招标文件进行任何形式的澄清、修改或解释。

六、其他说明

本沟通函为评标委员会集体决策结果，全体评审专家均已签字确认；贵单位的核查处置结果，需以书面形式正式回复本评标委员会。

特此函告！

附：XX 项目评标委员会评审专家签字页

四、书面沟通的实操流程与留痕要求

文件制作：由评标委员会指定 1 名专家为联络人，现场制作书面沟通函（含附件），打印后交全体专家逐一签字，无打印条件的可手写核心要素，确保内容完整、签字真实；

送达与签收：当场将书面沟通函（原件 1 份，采购人、代理机构各执 1 份复印件）送达采购人和代理机构的项目现场负责人，要求其在沟通函送达回执上签字确认（注明签收时间、姓名、职务、单位），回执由评标委员会留存；

过程留痕：对书面沟通函、专家签字页、送达回执进行现场拍照 / 扫描，留存电子档，同时将上述材料纳入评标档案，与其他评审资料一并封存；

后续衔接：评标委员会在收到采购人 / 代理机构的书面核查处置回复前，不得恢复任何评标工作；若采购人 / 代理机构未按法规要求处理，评标委员会可将相关情况书面报告项目所属财政部门。

五、书面沟通的禁忌事项

严禁以专家个人名义出具沟通文件，必须体现评标委员会集体意志；

严禁在文件中提出 “现场澄清修改招标文件”“调整评审标准”“豁免部分条款” 等违规处理建议，仅可建议 “修改文件并重新组织采购”；

严禁主观描述问题，如 “招标文件条款不合理”“存在明显错误”，需客观摘抄原文 + 列明法规依据 + 说明实际影响；

严禁漏签、代签专家签字页，无签字的书面沟通函不具备法定效力；

严禁口头沟通后无书面文件，所有沟通内容必须以法定书面形式呈现，确保全程可追溯、可核查。